INFORMATICA – PEC Posta Elettronica Certificata e Conservazione Sostitutiva

La documentazione cartacea (stampa) relative alle Ricevute di Avvenuta Consegna, è valida ai fini legali? Cosa bisogna fare per la Conservazione Sostitutiva dei Messaggi di PEC? Le risposte nell’articolo e nelle note dell’autore.

Cos’è la PEC con valore legale?
La posta elettronica certificata (detta anche “posta certificata” o “PEC”) è un sistema di posta elettronica standard a cui si aggiungono le caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione con un’efficacia giuridica del tutto equivalente alla tradizionale raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno (AR).

Integrità del messaggio
L’utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio e degli eventuali allegati da parte di terzi. Le comunicazioni sono protette perchè crittografate e firmate digitalmente.

Certificazione dell’invio
Quando si invia un messaggio da una casella PEC si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione che attesta la data e l’ora della spedizione e i destinatari.

Certificazione della consegna
Il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail che attesta:
– la consegna con l’indicazione della data e ora
– contenuto consegnato.

Stralcio da una mia Consulenza Informatica di Parte (CTP, Consulenza Tecnica di Parte), per spiegare ai Giudici, tutte le fasi, dei sei passaggi necessari affinchè si arrivi a ricevere il messaggio di “Ricevuta di Avvenuta Consegna” e i necessari chiarimenti , che la data di “Ricevuta di Accettazione” può, non corrispondere, con la data di “Ricevuta di Avvenuta Consegna”.

Spiego meglio il concetto sopra esposto, se io invio una Raccomandata A.R. dall’Ufficio di Palermo in data 01/05/2017, è possibile che il destinatario la riceva a Milano qualche giorno dopo (forse qualche settimana dopo) ma sicuramente non lo stesso giorno. Il messaggio di PEC inviato l’ 8/04/2017 data della “Ricevuta di Accettazione” è arrivato al Destinatario, 3 giorni dopo, cioè la “Ricevuta di Avvenuta Consegna” aveva data 11/04/2017  come è successo nel caso della mia CTP, mentre l’Ufficio delle Entrate, sosteneva invece ERRONEAMENTE, che la data di uscita del Protocollo dell’Ufficio delle Entrate  08/04/2017 (Ricevuta di Accettazione) era la data di ricezione della PEC inviata l’ 8/04/2017, in realtà per problemi tecnici, il messaggio di PEC nella casella del Destinatario è arrivata solo 3 giorni dopo, 11/04/2017, come la “Ricevuta di Avvenuta Consegna” attestava e certificava.

Invio PEC, i sei passaggi

  1. Il Mittente invia il messaggio di PEC.
  2. Il Gestore di PEC del Mittente invia al Mittente la “Ricevuta di Accettazione”.
  3. Il Gestore di PEC del Mittente invia la “Busta di Trasporto Firmata” contenete il messaggio e allegati, al Gestore di PEC del Destinatario.
  4. Il Gestore di PEC del Destinatario deposita il messaggio Firmato nella MailBox del Destinatario
  5. Il Gestore di PEC del Destinatario invia al Gestore di PEC del Mittente la “Ricevuta di avvenuta consegna”
  6. Il Gestore di PEC del Mittente deposita la “Ricevuta di avvenuta consegna” nella MailBox del Mittente.

Questi sono i sei passaggi se l’invio del messaggio PEC va a buon fine, cioè se al mittente arriva il messaggio di “Ricevuta di Avvenuta consegna”.

Valore legale
Alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione e anche del contenuto del messaggio inviato.
Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi.
La trasmissione viene considerata “posta certificata” solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi.

Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella PEC il sistema potrà fornire la ricevuta di accettazione (invio) proveniente dal Gestore del mittente, ma non la ricevuta di avvenuta consegna.

NOTA DELL’AUTORE: è inutile stampare la “Ricevuta di Avvenuta Consegna” della PEC inviata quale documento ufficiale che attesta l’avvenuta ricezione, perchè in caso di giudizio avanti al Tribunale, bisognerà depositare, il file dell’ e-mail, il messaggio di  Ricevuta di Avvenuta Consegna (con estensione.eml), che contiene anche gli allegati trasmessi con la PEC e i relativi certificati che attestano la data in cui realmente è avvenuta la “Consegna” nella casella del Destinatario.

Cosa significa conservare digitalmente una Pec

Preservare digitalmente, vuol dire seguire alcune regole di mantenimento delle PEC, su supporti idonei a garantire nel tempo la conformità dei documenti agli originali. Inoltre, la norma applicabile ai documenti che “nascono” informatici sin dal principio (cioè che non sono scansioni di documenti cartacei) prevede che la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico e solo eventualmente, per meri fini pratici, anche in formato cartaceo (art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005, anche noto come CAD). È però vero che tale standard è previsto espressamente come obbligatorio solo dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (che entrerà in vigore l’11 aprile 2017 e che le regole tecniche attualmente in vigore (la delibera Cnipa) non presentono nulla di specifico a proposito.

La Conservazione Sostitutiva è conservare in forma digitale (files) una PEC

Per La Conservazione Sostitutiva, gratuita, senza costi, basta l’uso per Windows del classico Outlook e Mail per Mac, e si ha la possibilità di archiviare i messaggi di PEC, localmente, su Hard Disk o su server remoto (iCloud Drive di Apple o Drive di Google o ancora Dropbox), su Hard Disk esterno, su Pennetta USB, un supporto informatico che sia duraturo nel tempo, anche masterizzando con un DVD-ROM, ad esempio un DVD al mese e consevando il supporto. In pratica ho configurato dei Client di Posta Elettronica (Outlook, Mail)  in modo tale, che i messaggi di PEC che mi arrivano, si memorizzano sul computer che li ha ricevuti, senza però cancellare il messaggio originale, presente sul server del fornitore della casella di PEC. Avendo a disposizione diversi computer, ho anche più copie dei messagi di PEC inviati e Ricevuti. Ogni volta che apro la posta elettronica da un computer, il Client di Posta Elettronica, aggiorna i messaggi  di PEC non presenti localmente. Questa configurazione la possiamo tranquillamente chiamare “Conservazione Sostitutiva” GRATUITA efficace e all’occorrenza un archivio delle PEC su cui posso eseguire ricerche di ogni tipo.

I messaggi di PEC vanno conservati per 10 anni. Il fornitore della casella di PEC, non conserva i messaggi dell’utente ma solo i LOG per 30 mesi. I files di LOG non sono altro che dei file che conservano le informazioni di sintesi dei messaggi di PEC inviati e ricevuti, ma non conservano i messaggi integrali di avvenuta consegna e gli allegati.

Qundi è chiaro che i messaggi di PEC vanno conservati, archiviati in formato digitale (files) e non su supporto cartaceo. Nel caso di contestazioni, i messaggi di PEC (con estensione.eml), vanno presentati su supporto informatico.

Ambiti di applicazione della PEC
La PEC permette di sostituire la raccomandata A.R. e la notificazione a mezzo posta tradizionale nei rapporti ufficiali con soggetti che dispongono di posta certificata e per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio, ma non richiedono la certificazione della consegna, ad esempio le fatture, nei confronti di soggetti che sono titolare di una casella di posta elettronica “non certificata”.

Il costo di mantenimento della PEC è pari a 5/6 Euro annuali, senza SMS di avviso ricezione PEC, con SMS di avviso di ricezione PEC sui 25/30 Euro.

Antonio FLAMMIA, Perito Informatico, Perito in Elettronica e Radioamatore IU8CRI.

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